1. Общие положения

К историческим данным относятся:

- Задолженность покупателей по не оплаченным, но отгруженным в их адрес товарам (услугам);

- Задолженность перед покупателями по предоплаченным, но не отгруженным в их адрес товарам (услугам);

- Задолженность поставщиков по предоплаченным, но не полученным от них товарам (услугам);

- Задолженность перед поставщиками по неоплаченным, но полученным товарам (услугам):

- Задолженность перед организациями, не являющимися ни поставщиками, ни покупателями;

- Задолженность организаций, не являющимися ни поставщиками, ни покупателями;

Исторические данные вводятся по состоянию на утро Даты запуска ПО (далее в тексте – ДЗС) и должны быть внесены в минимально возможные сроки. В тексте документа дата, предшествующая ДЗС называется датой ввода остатков – ДВО.

Задолженности в национальной валюте вносятся отдельно от задолженностей в остальных валютах.

Задолженности можно вносить в двух режимах:

- С сохранением срока оплаты (с учетом даты возникновения долга);

- Без учета даты возникновения долга;

Внимание: После ввода исторических данных не допускается изменение настроек Валюты склада и валюты баланса задействованных контрагентов.

2. Информация, необходимая для ввода исторических данных

Для ввода исторических данных необходима следующая информация:

- Суммы задолженностей по отгруженному, но не оплаченному покупателями товару (в зависимости от выбранного режима – с датами возникновения долга или без дат);

- Перечень не отгруженных покупателям товаров, по которым выставлены счета на оплату со значениями количеств и цен в валюте категорий этих товаров (в зависимости от выбранного режима – с датами возникновения долга или без дат);

- Суммы оплат по выставленным счетам, товары по которым не были отгружены покупателям;

- Суммы задолженностей по полученному, но не оплаченному поставщикам товару (в зависимости от выбранного режима – с датами возникновения долга или без дат);

- Перечень не полученных, но оплаченных поставщикам товаров со значениями количеств и цен в валюте категорий этих товаров;

- Суммы оплат по полученным счетам, товары по которым не были получены от поставщиков;

- Суммы задолженностей других организаций (не являющимся ни поставщиками, ни покупателями), приведенные к валюте баланса с организациями;

- Суммы задолженностей перед другими организациями (не являющимся ни поставщиками, ни покупателями), приведенные к валюте баланса с организациями;

Все вышеперечисленные суммы необходимо определить раздельно:

- По филиалам, по которым возникли задолженности;

- По валютам сумм задолженностей:

× В национальной валюте;

× В других валютах, приведенные к валюте баланса с организацией;

3. Объекты и настройки ПО, необходимые для ввода исторических данных

Для ввода стартовых данных используются следующие объекты ПО:

- Валюты;

- Карточки организаций поставщиков и покупателей;

- Карточка товара с признаком Услуга (далее в тексте «Товар-долг»). Рекомендуется цену этого товара установить как усредненная сумма задолженности организаций;

- Тип Заказа с признаком Не вызывает налогового события (далее в тексте «Заказ-долг»);

- Тип Закупки (далее в тексте «Закупка-долг»);

Для ввода стартовых данных необходима установка следующих настроек ПО:

- Валюта склада;

- Валюты баланса задействованных контрагентов;

4. Ввод задолженностей, связанных с покупателями

4.1. Ввод задолженностей по отгруженному, но не оплаченному покупателями товару

Задолженности покупателей по отгруженному, но не оплаченному товару формируются отгрузкой Товара-долга датой ДВО по заказу с Типом-долгом.

Панель управления – Продажи – Список/Карточки заказов – Добавить.

В Карточке заказа установить значения полей:

- Выбрать организацию – Заказчика;

- Тип заказа – Заказ-долг;

- Дата заказа – ДВО;

- Валюта заказа – национальная/валюта баланса с организацией;

- Срок оплаты – в зависимости от выбранного режима ввода:

× С сохранением срока оплаты – договорная дата оплаты;

× Без учета даты возникновения долга – ДВО;

Перейти на закладку Спецификация.

Добавить в спецификацию заказа удобным способом Товар-долг.

Меню Корректировки – Подогнать под сумму. Ввести сумму задолженности в выбранной валюте заказа и нажать ОК.

Перейти на закладку Отгрузка.

Меню Отгрузить – Отгрузить все.

Войти по ссылке в созданную операцию Отгрузка товаров по заказу.

Проконтролировать, а при необходимости откорректировать, дату операции в зависимости от выбранного режима ввода:

- С сохранением срока оплаты – фактическая дата отгрузки;

- Без учета даты возникновения долга – ДВО;

4.2. Ввод не отгруженных покупателям товаров, по которым выставлены счета на оплату

Перечень не отгруженных покупателям товаров вносится спецификацией заказа с типом Заказ-долг в валюте выставленного ранее счета.

Панель управления – Продажи – Список/Карточки заказов – Добавить.

В Карточке заказа установить значения полей:

- Выбрать организацию – Заказчика;

- Тип заказа – Заказ-долг;

- Дата заказа – выбрать фактическую дату ранее выставленного счета или ДВО;

- Валюта заказа – валюта ранее выставленного счета;

- Срок оплаты – в зависимости от выбранного режима ввода:

× С сохранением срока оплаты – договорная дата оплаты;

× Без учета даты возникновения долга – ДВО;

Перейти на закладку Спецификация.

Добавить в спецификацию заказа удобным способом спецификацию товаров. Установить цены товаров в заказе равными ценам ранее выставленного счета.

4.3. Ввод оплат по счетам, товары по которым не были отгружены покупателям

Оплаты покупателей вносятся хозяйственной операцией Компенсация от нас.

Панель управления – Хоз.операции – Список операций.

В дереве указать на тип операции Прочие – Компенсация от нас.

Нажать кнопку Добавить.

В карточке операции:

- Установить Дату – дату фактической оплаты или ДВО;

- Выбрать Организацию – Покупателя;

- Выбрать Валюту;

- В поле Сумма ввести суму оплат в этой валюте;

- Нажать кнопку Добавить.

5. Ввод задолженностей, связанных с поставщиками

5.1. Ввод задолженностей по полученному, но не оплаченному поставщикам товару

Задолженности перед поставщиками по полученному, но не оплаченному товару формируются получением Товара-долга датой ДВО.

Панель управления – Закупки – Список/Карточки закупок – Добавить.

В Карточке заказа установить значения полей:

- Выбрать организацию – Поставщика;

- Тип закупки – Закупка-долг;

- Дата закупки – ДВО;

- Валюта закупки – национальная/валюта баланса с организацией;

- Срок оплаты – в зависимости от выбранного режима ввода:

× С сохранением срока оплаты – договорная дата оплаты;

× Без учета даты возникновения долга – ДВО;

Перейти на закладку Спецификация.

Добавить в спецификацию закупки удобным способом Товар-долг.

Ввести сумму задолженности как цену Товара-долга в выбранной валюте закупки (при количестве равном 1).

Перейти на закладку Получение.

Меню Получить – Получить все.

Войти по ссылке в созданную операцию Получение товара по закупке.

Проконтролировать, а при необходимости откорректировать, дату операции в зависимости от выбранного режима ввода:

- С сохранением срока оплаты – фактическая дата получения;

- Без учета даты возникновения долга – ДВО;

5.2. Ввод не полученных, но оплаченных поставщикам товаров

Перечень не полученных от поставщика товаров вносится спецификацией закупки с Типом-долгом в валюте выставленного ранее счета датой ДВО.

Панель управления – Закупки – Список/Карточки закупок – Добавить.

В Карточке закупки установить значения полей:

- Выбрать организацию – Поставщика;

- Тип закупки – Закупка-долг;

- Дата закупки – выбрать фактическую дату ранее выставленного счета или ДВО;

- Валюта закупки – валюта ранее выставленного счета;

- Срок оплаты – в зависимости от выбранного режима ввода:

× С сохранением срока оплаты – договорная дата оплаты;

× Без учета даты возникновения долга – ДВО;

Перейти на закладку Спецификация.

Добавить в спецификацию закупки удобным способом спецификацию товаров. Установить цены товаров в закупке равными ценам ранее выставленного счета.

5.3. Ввод оплат по счетам, товары по которым не были получены от поставщиков

Оплаты поставщикам вносятся хозяйственной операцией Компенсация нам датой ДВО.

Панель управления – Хоз.операции – Список операций.

В дереве указать на тип операции Прочие – Компенсация нам.

Нажать кнопку Добавить.

В карточке операции:

- Установить Дату – дату фактической оплаты или ДВО;

- Выбрать Организацию – Поставщика;

- Выбрать Валюту;

- В поле Сумма ввести суму оплат в этой валюте;

- Нажать кнопку Добавить.

6. Ввод задолженностей, связанных с другими организациями

В зависимости от «направления» задолженности вводятся датой ДВО хозяйственными операциями типов:

- Начальный остаток (мы должны);

- Начальный остаток (нам должны);

Панель управления – Хоз.операции – Список операций.

В дереве указать на нужный тип операции в ветке Прочие.

Нажать кнопку Добавить.

В карточке операции:

- Установить Дату – дату ДВО;

- Выбрать Организацию;

- Выбрать Валюту;

- В поле Сумма ввести суму оплат в этой валюте;

- Нажать кнопку Добавить.

7. Проверка введенных задолженностей

Проверить введенные исторические данные можно, используя отчеты:

По покупателям:

Панель управления – Продажи – Отчеты.

При установке периодов этих отчетов значение Даты По устанавливать в ДЗС.

- Дебиторская задолженность на дату;

- Дебиторский долг на дату;

По поставщикам:

Панель управления – Закупки – Отчеты.

При установке периодов этих отчетов значение Даты По устанавливать в ДЗС.

- Кредиторская задолженность на дату;

- Кредиторский долг на дату;

По другим организациям:

Панель управления – Хоз.операции – Отчеты – Долг.

8. Использование введенных исторических данных в оперативной работе

8.1. Получение оплаты за отгруженный товар

При поступлении оплаты за ранее отгруженный товар вводится оплата по заказу, формировавшему задолженность (п. 4.1).

8.2. Отгрузка предоплаченного товара

Отгрузка формируется по ранее сформированному заказу (п.4.2).

8.3. Разноска предоплаты по заказам

Сформированные операциями Компенсация от нас предоплаты покупателей (п. 4.3) разносятся на заказы.

Панель управления – Продажи – Компенсации от нас – Недоразнесенные. Выбрать необходимую, указав на поле №.

Перейти за закладку Разноски. Выбрать меню Заказы. Нажать Выбрать заказ. В списке выбрать заказ Организации, задолженность по которому погашается, указав на поле Заказ.

В таблице возможно откорректировать поля:

- Сумма в валюте опер. – часть суммы компенсации, разносимая на этот заказ;

- Кросс–курс – курс пересчета в валюту заказа;

- Сумма в валюте заказа – сумма погашения задолженности по заказу;

Нажать кнопку Разнести. После нажатия Разнести по товарам выполнить процедуры разноски суммы по спецификации заказа.

8.4. Оплата за полученный товар

При оплате за ранее полученный товар вводится оплата по закупке, формировавшей задолженность (п. 5.1).

8.5. Получение предоплаченного товара

Получение формируется по ранее сформированной закупке (п. 5.2)

8.6. Разноска предоплаты по закупкам

Сформированные операциями Компенсации нам предоплаты поставщикам (п. 5.3) разносятся на закупки.

Панель управления – Закупки – Компенсации нам – Недоразнесенные. Выбрать необходимую, указав на поле №.

- Перейти за закладку Разноски.

- Выбрать меню Закупки.

- Нажать Выбрать закупку.

- В списке выбрать закупку от Организации, задолженность по которой погашается, указав на поле Закупка.

В таблице возможно откорректировать поля:

- Сумма в валюте опер. – часть суммы компенсации, разносимая на эта закупка;

- Кросс–курс – курс пересчета в валюту закупки;

- Сумма в валюте закупки – сумма погашения задолженности по закупке;

Нажать кнопку Разнести. После нажатия Разнести по товарам выполнить процедуры разноски суммы по спецификации закупки.