1. Общие положения

К стартовым данным относятся:

- Значение курсов валют;

- Остатки на складах:

× Реальные товарные остатки;

× Документарные товарные остатки;

- Остатки товара, переданного на консигнацию другим организациям (не оплаченного и не возвращенного);

- Остатки на расчетных счетах и кассах;

Стартовые данные вводятся по состоянию на утро Даты запуска ПО (далее в тексте – ДЗС) и должны быть внесены в минимально возможные сроки.

Остатки товаров на складах можно вводить в таких режимах:

- Без идентификации поставщиков партий товаров (простой режим) – датой, предшествующей ДЗС – датой ввода остатков (далее в тексте – ДВО):

× Приходным складским движением. Поставщик и дата поставки партии товара утрачиваются;

× Формированием закупки и последующей регистрацией получения товара по ней. Истинный поставщик и дата поставки партии товара утрачиваются;

- С идентификацией поставщиков партий товаров. Остатки вносятся закупками и последующей регистрацией получения товара по ней. Даты получения товаров могут быть ДВО или соответствовать реальным датам получения;

Остатки на консигнации вводятся «от имени» филиала, передававшего эти товары на консигнацию.

Внимание: После ввода стартовых остатков не допускается изменение настроек Валюты склада и валюты баланса задействованных контрагентов.

2. Информация, необходимая для ввода стартовых данных

2.1. Курсы валют

Значения курсов валют, сформированных в справочнике ПО к национальной валюте раздельно по всем типам курсов.

2.2. Остатки на складах

Для ввода остатков товаров на складах необходим список товаров (в формате MS Excel) с полями:

- Идентификатор (Ключевое поле или Артикул товара картотеки ПО). При использовании Артикула как идентификатора значение артикула должно быть уникальным для любого товара;

- Количество в базовых единицах измерения;

- Учетная цена;

Остальные поля параметров товара, например название, допустимы, но не обязательны.

Для ввода фактических и документарных остатков необходимо формировать отдельные списки.

Учетная цена:

- Для фактических остатков указывается в Валюте склада (валюта склада и включение налогов в значение цены определяются из настроек ПО);

- Для документарных остатков указывается в национальной валюте (включение налогов в значение цены определяется из настроек ПО);

Для каждого из складов, зарегистрированных в ПО, необходимо сформировать отдельный список.

Если остатки вводятся в режиме, предусматривающем идентификацию поставщика, то по каждому из поставщиков должен быть сформирован отдельный список (если необходимо, то отдельный список по каждой дате поставки).

В отдельные списки должны быть выделены товары, принятые у контрагентов на консигнацию.

2.3. Остатки на консигнации

Для ввода остатков на консигнации по каждому из контрагентов – комиссионеров необходим список товаров (в формате MS Excel) с полями:

- Идентификатор (Ключевое поле или Артикул товара картотеки ПО);

- Количество в базовых единицах измерения;

- Учетная цена фактического товарного учета в Валюте склада (валюта склада и включение налогов в значение цены определяются из настроек ПО);

- Учетная цена в национальной валюте (включение налогов в значение цены определяется из настроек ПО);

- Цена ответственности (цена по которой товар передавался на консигнацию);

Остальные поля параметров товара, например название, допустимы, но не обязательны.

2.4. Остатки денежных сумм

Для ввода остатков денежных сумм необходима информация о величине и валюте остатка по всем, зарегистрированным в ПО расчетным счетам (кассам).

3. Объекты и настройки ПО, необходимые для ввода стартовых данных

Для ввода стартовых данных используются следующие объекты ПО:

- Валюты;

- Расчетные счета;

- Склады;

- Карточки товаров всей товарной номенклатуры, находящейся в остатках на складах и у комиссионеров;

- Карточки организаций поставщиков (если используется режим ввода через закупки) и комиссионеров;

Для ввода стартовых данных необходима установка следующих настроек ПО:

- Валюта склада;

- Валюты баланса задействованных контрагентов;

- Установки включение налогов в складские учетные цены фактического и документарного учета;

- Если в складском учете используется локация склада, то должны быть установлены значения по умолчанию номеров и кодов мест хранения (боксы, стеллажи, ячейки) по каждому из складов;

4. Ввод курсов валют

Панель управления – Цены, курсы – Курсы – Матрица.

В форме установить дату – ДВО, нажать кнопку Обновить.

Указанием на ссылку в пересечении колонок – Типов курсов и строк – Валют открыть форму ввода значения. Ввести в форме значение курса выбранной валюты к национальной валюте для выбранного типа курса. Нажать ОК.

Выполнить ввод для всех значений матрицы.

В форме установить дату – ДЗС, нажать кнопку Обновить. Проверить значения курсов на эту дату. При необходимости – откорректировать по выше описанной процедуре.

5. Ввод складских остатков

5.1. Ввод складских остатков складским приходным движением

Складские остатки вносятся хозяйственной операцией Прием товара.

5.1.1. Формирование хозяйственной операции

Панель управления – Склад – Прием товаров – Список/Карточки – Добавить.

Установить значения полей:

- Дата – ДВО;

- Организация – автоматически будет установлен текущий филиал;

- Блок Дополнительные данные – Склад – склад, по которому формируются остатки;

- Валюта – национальная валюта при вводе документарных остатков или валюта склада при вводе фактических остатков.

Добавить операцию.

5.1.2. Получение шаблона

Шаблон нужно сформировать только один раз – при формировании остатков для других складов выполнение этого пункта можно пропустить.

В операции Прием товара перейти на закладку Спецификация.

Меню Добавить – Из списка. В открывшейся форме ввести ненулевые значения во все поля любого товара из списка.

Нажать кнопку Добавить, затем Закрыть. Программа вернется на закладку Спецификация.

Меню Добавить – Экспорт в Excel.

Пользуясь инструкциями программы, отображаемыми на экране сохранить файл в доступном месте. Этот файл будет использован как шаблон.

Поля шаблона имеют следующее назначение:

- Товар № – ключевое поле картотеки товаров ПО. Используется как идентификатор;

- Артикул – артикул товара. При отсутствии значения ключевого поля используется как идентификатор;

- Название – название товара (не обязательное поле);

- Цена – учетная цена товара документарного складского учета;

- Цена у.е. – учетная цена товара фактического складского учета;

- Цена таможенная – таможенная цена учета (не обязательное поле, применяется только в отдельных отраслях);

- Количество – количество товара документарного складского учета;

- Приказ – количество товара реального складского учета;

5.1.3. Ввод остатков

Заполнить полученный ранее (см. п. 5.1.2) шаблон:

- Обязательно использование Ключевого поля или Артикула в качестве идентификатора товара;

- При формировании документарных остатков ввести значения:

× Цена;

× Количество;

- При формировании реальных остатков ввести значения:

× Цена у.е.;

× Приказ;

Ненужные значения цен и количества установить в 0.

Сохранить заполненный файл данных в доступном месте. Рассчитать и запомнить сумму импортируемых остатков.

Для импорта введенных в шаблон данных на закладке Спецификация – меню Добавить – Импорт из Excel.

- В форме Импорт из Excel:

- Нажать на кнопку Обзор и выбрать сохраненный;

- Нажать на кнопку Отправить файл;

- В таблице формы найти отправленный файл и нажать на ссылку в поле Файл Excel – содержимое файла будет проимпортировано;

Сравнить значение поля Итого с рассчитанной в файле Excel суммой. При необходимости найти причину ошибки и откорректировать спецификацию.

Для внесения данных об остатках на складе выполнить меню:

- При формировании документарных остатков – Оприходовать – Оприходовать все;

- При формировании фактических остатков – Принять – Принять все;

В открывшейся форме выбрать:

- Склад, на который формируются остатки;

- Счет:

× Для приобретенных товаров – 281;

× Для товаров, принятых на консигнацию – 283;

Нажать кнопку Оприходовать/Принять все.

Значения в колонках спецификации должны быть равны:

- При формировании документарных остатков – Количество и Оприходовано;

- При формировании фактических остатков – Приказ и Принято;

Ввод выбранной формы остатков по указанному складу завершен.

5.1.4. Коррекция ввода

При выявлении ошибки во введенных данных после завершения всех операций необходимо выполнить меню:

- Для операции документарных остатков – Оприходовать – Отменить все оприходования;

- Для операции фактических остатков – Принять – Отменить весь прием;

Для корректировки строки спецификации необходимо указать на ссылку поля № в корректируемой строке.

В открывшейся форме поля имеют следующее назначение:

- Цена – учетная цена товара документарного складского учета;

- Цена у.е. – учетная цена товара фактического складского учета;

- Цена таможенная – таможенная цена учета (не обязательное поле, применяется только в отдельных отраслях);

- Количество – количество товара документарного складского учета;

- Приказ – количество товара реального складского учета;

После корректировки нажать кнопку Изменить.

Выполнить операции ввода остатков на склад.

5.2. Ввод складских остатков закупкой

5.2.1. Формирование закупки

Панель управления – Закупки – Список закупок/Карточки закупок – Добавить.

В Карточке закупки указать обязательные параметры:

- Выбрать Поставщика;

- Дату закупки – ДВО;

- Выбрать Валюту – национальная валюта при вводе документарных остатков или валюта склада при вводе фактических остатков.

Проконтролировать и при необходимости откорректировать значение НДС% по закупке – 20% при вводе документарных остатков или 0% при вводе фактических остатков.

Ввод новой закупки завершается нажатием кнопки Добавить. Корректировка информации в карточке завершается нажатием Изменить.

5.2.2. Получение шаблона

Шаблон нужно сформировать только один раз – при формировании остатков для других складов выполнение этого пункта можно пропустить.

Для формирования или редактирования спецификации закупки необходимо перейти на закладку Спецификация.

Выполнить меню Добавить – Из списка. В открывшейся форме ввести ненулевые значения во все поля любого товара из списка.

Нажать кнопку Добавить, затем Закрыть. Программа вернется на закладку Спецификация.

Меню Добавить – Экспорт в Excel.

Пользуясь инструкциями программы, отображаемыми на экране сохранить файл в доступном месте. Этот файл будет использован как шаблон.

Поля шаблона имеют следующее назначение:

- Ключевое поле – ключевое поле картотеки товаров ПО. Используется как идентификатор;

- Артикул – артикул товара. При отсутствии значения ключевого поля используется как идентификатор;

- Название – название товара (не обязательное поле);

- Количество –количество товара в базовых единицах измерения.

- Цена – цена товара со всеми налогами (можно получить из цены учета);

- Цена учета у.е. – учетная цена товара фактического складского учета;

- Цена учета – учетная цена товара документарного складского учета;

Остальные поля оставляются не заполненными.

5.2.3. Ввод остатков

Заполнить полученный ранее (см. п. 5.2.2) шаблон.

Обязательно использование Ключевого поля или Артикула в качестве идентификатора товара.

Сохранить заполненный файл данных в доступном месте. Рассчитать и запомнить сумму импортируемых остатков.

Для импорта введенных в шаблон данных на закладке Спецификация – меню Добавить – Импорт из Excel.

- В форме Импорт из Excel:

- Нажать на кнопку Обзор и выбрать сохраненный;

- Нажать на кнопку Отправить файл;

- В таблице формы найти отправленный файл и нажать на ссылку в поле Файл Excel – содержимое файла будет проимпортировано;

Сравнить значение поля Итого с рассчитанной в файле Excel суммой (с учетом налогов). При необходимости найти причину ошибки и откорректировать спецификацию.

Внесение данных проходит в два этапа:

- Формирование хозяйственной операции Получение товаров по закупке;

- Внесение данных об остатках на склад;

Для формирования хозяйственной операции Получение товаров по закупке выполнить меню Получение.

В открывшейся форме выполнить меню Получить все. Войти в карточку хозяйственной операции.

В карточке хозяйственной операции:

- Проконтролировать Дату – она должна быть ДВО.

- Перейти на закладку Спецификация.

Для внесения данных об остатках на складе выполнить меню:

- При формировании документарных остатков – Оприходовать – Оприходовать все;

- При формировании фактических остатков – Принять – Принять все;

В открывшейся форме выбрать:

- Склад, на который формируются остатки;

- Счет:

× Для приобретенных товаров – 281;

× Для товаров, принятых на консигнацию – 283;

Нажать кнопку Оприходовать/Принять все.

Значения в колонках спецификации должны быть равны:

- При формировании документарных остатков – Количество и Оприходовано;

- При формировании фактических остатков – Приказ и Принято;

Ввод выбранной формы остатков по указанному складу завершен.

5.2.4. Коррекция ввода

При выявлении ошибки во введенных данных после завершения всех операций необходимо последовательно:

Войти в карточку хозяйственной операции Получение товаров по закупке:

- В закупке перейти на закладку Операции, выбрать Получение товара;

- Указанием на ссылку в поле № операции открыть карточку операции и перейти на закладку Спецификация.

Выполнить меню:

- Для операции документарных остатков – Оприходовать – Отменить все оприходования;

- Для операции фактических остатков – Принять – Отменить весь прием;

После этого выполнить меню Удалить все.

Удалить операцию нажатием на кнопку с символом «–».

Перейти в Спецификацию закупки.

Для корректировки строки спецификации необходимо указать на ссылку поля № в корректируемой строке. После корректировки нажать кнопку Изменить.

Повторить выполнение операций ввода остатков на склад.

5.2.5. Компенсация задолженности

После введения остатков закупками необходимо скомпенсировать кредиторскую задолженность перед поставщиками, получившуюся в результате приема товара по закупке.

Задолженность компенсируется хозяйственными операциями Начальный остаток (нам должны).

Операции формируются ДВО по каждому поставщику и каждой валюте формирования закупки.

Для формирования операций необходимо:

Панель управления – Хоз.операции – Список операций.

В дереве указать на тип операции Начальные остатки – Начальный остаток (нам должны).

Нажать кнопку Добавить.

В карточке операции:

- Установить Дату – ДВО;

- Выбрать Организацию – Поставщика;

- Выбрать Валюту;

- В поле Сумма ввести суму всех закупок в этой валюте, сформированных от этого поставщика;

- Нажать кнопку Добавить.

6. Ввод остатков на консигнации

Ввод остатков на консигнации производится в два этапа:

- Вводятся остатки на склад;

- Формируется передача товара на консигнацию;

Операции необходимо формировать датой ДВО.

6.1. Ввод складских остатков

Для ввода складских остатков рекомендуется использовать отдельный (виртуальный) склад. Допускается ввод остатков на один из «обычных» складов, желательно редко используемый в дальнейшем.

Ввести остатки одним из способов (п.п.5.1 или 5.2).

6.2. Формирование консигнации

Убедится, что операции формируются «от имени» нужного филиала.

Панель управления – Консигнация – Список консигнац/Карточки консигнации. - Добавить.

В Карточке консигнации указать обязательные параметры:

- Выбрать Заказчика;

- Дату передачи – ДВО;

- Выбрать Валюту – национальная валюта при вводе документарных остатков или валюта склада при вводе фактических остатков;

Корректировки информации подтвердить кнопкой Изменить.

Ввод новой консигнации завершается нажатием кнопки Добавить. Корректировка информации в карточке завершается нажатием Изменить.

6.3. Получение шаблона

Шаблон нужно сформировать только один раз – при формировании другой консигнации выполнение этого пункта можно пропустить.

Для формирования или редактирования спецификации консигнации необходимо перейти на закладку Спецификация.

Выполнить меню Добавить – Из каталога. В каталоге выбрать любой товар указанием на ссылку в поле Название. В открывшейся форме ввести ненулевые значения во все поля любого товара из списка.

Меню Добавить – Экспорт в Excel.

Пользуясь инструкциями программы, отображаемыми на экране сохранить файл в доступном месте. Этот файл будет использован как шаблон.

Поля шаблона имеют следующее назначение:

- Ключевое поле – ключевое поле картотеки товаров ПО. Используется как идентификатор;

- Артикул – артикул товара. При отсутствии значения ключевого поля используется как идентификатор;

- Название – название товара (не обязательное поле);

- Количество –количество товара в базовых единицах измерения.

- Цена – цена передачи товара на консигнацию со всеми налогами;

- Курс – пересчета цены в валюту консигнации;

Остальные поля оставляются не заполненными.

6.4. Формирование передачи на консигнацию

Передача товара на консигнацию регистрируется из карточки консигнации.

Перейти на закладку Недоотгруженные, выбрать пункт меню Отгрузить все.

Нажать на соответствующую ссылку открыть карточку хозяйственной операции Передача товара на консигнацию.

В Спецификации операции указать на меню:

- Для формирования передачи на консигнацию по документарным остаткам – Списать – Списать все.

- Для формирования передачи на консигнацию по фактическим остаткам – Выдать – Выдать все.

В форме параметров выдачи выбрать Склад, на котором были сформированы (п. 6.1) и нажать Списать/Выдать все.

6.5. Коррекция ввода

При выявлении ошибки во введенных данных после завершения всех операций необходимо последовательно:

Войти в карточку хозяйственной операции Передача товаров на консигнацию:

- В консигнации перейти на закладку Операции, выбрать Передача на консигнацию;

- Указанием на ссылку в поле № операции открыть карточку операции и перейти на закладку Спецификация.

Выполнить меню:

- Для операции документарных остатков – Списать – Отменить все списания;

- Для операции фактических остатков – Выдать – Отменить все выдачи;

После этого выполнить меню Удалить все.

Удалить операцию нажатием на кнопку с символом «–».

Перейти в Спецификацию консигнации.

Для корректировки строки спецификации необходимо указать на ссылку поля № в корректируемой строке. После корректировки нажать кнопку Изменить.

При необходимости коррекции количества откорректировать введенные остатки на складах.

Повторить выполнение операций ввода остатков на консигнации.

7. Проверка ввода остатков товаров

7.1. Проверка ввода остатков на складах

Правильность ввода складских остатков можно проконтролировать, используя специализированный отчет – Товарно-оборотная ведомость.

Панель управления – Склад – Отчеты – Оборотка.

Для полного контроля необходимо использовать две формы отчета, выбирая в фильтре Движения по в качестве параметра:

- Для документарных остатков – По документам;

- Для фактических остатков – По приказам;

7.2. Проверка ввода остатков на консигнации

Правильность ввода остатков на консигнации можно проконтролировать, используя специализированный отчет – Товары на консигнации.

Панель управления – Консигнация – Отчеты – Товары на консигнации.

Отчет нужно получать для каждой организации отдельно.

Для полного контроля необходимо использовать две формы отчета, выбирая в фильтре Движения по в качестве параметра:

- Для документарных остатков – По документам;

- Для фактических остатков – По приказам;

8. Ввод остатков на расчетных счетах

Остатки на расчетных счетах (кассах) формируются хозяйственными операциями Остаток на счете с ДВО по каждому счету отдельно.

Для формирования операций необходимо:

Панель управления – Хоз.операции – Список операций.

В дереве указать на тип операции Начальные остатки – Остаток на счете.

Нажать кнопку Добавить.

В карточке операции:

- Установить Дату – ДВО;

- Выбрать Валюту;

- Выбрать Расчетный счет;

- В поле Сумма ввести суму остатка;

- Нажать кнопку Добавить.