Электронный обмен данными продаж

EDI (англ. Electronic data interchange — электронный обмен данными) — серия стандартов и конвенций по передаче структурированной цифровой информации между организациями, основанная на регламентации форматов передаваемых сообщений. Основная задача EDI — стандартизовать обмен транзакционной цифровой информацией, обеспечить возможности программного взаимодействия компьютерных систем различных сегментов, организаций, предприятий.

Система предусматривает возможность электронного обмена данными (далее в тексте EDI) в части:

• Формирования данных электронных документов формата EDI и сохранения их в виде файла в указанном месте сервера Системы;
• Чтение содержимого фала, размещенного ранее в указанном месте сервера Системы, и импорт данных электронных документов формата EDI;

Собственно обмен файлами с данными выведен за рамки функциональности Системы и осуществляется сторонними провайдерами услуг EDI.

Перечень документов для обмена с конкретным контрагентом, порядок их использования определяются самим контрагентом.
Протоколы, условия обмена, структура и формат файлов определяются провайдером услуг EDI.

Идентификация контрагентов проводится по GLN-коду(номеру).

Идентификационный номер GLN – это просто цифровой код, идентифицирующий некоторое юридическое, функциональное или физическое положение как самой организации, так и внутри нее, например:

• юридические лица: компании в целом, филиалы или самостоятельные подразделения, например, поставщик, клиент, банк, экспедитор…;
• функциональные объекты: конкретное подразделение юридического лица, например, бухгалтерия;
• физические объекты: отдельное помещение в здании, например, склад или вход в склад, пункт поставки, пункт передачи.

Каждому объекту присваивается уникальный идентификационный номер.

Для конкретного проекта внедрения Системы порядок работы с EDI может отличаться от ниже описанного.

EDI обрабатывает следующие типы электронных документов:

• Заказ (ORDERS) - информация от покупателя о предполагаемом к покупке перечне товаров. Импорт в Систему;
• Уведомление об отгрузке (DESADV) - информация покупателю об отгруженных в его адрес товарах. Экспорт из Системы;
• Уведомление о приеме (RECADV) - информация от покупателя о принятых им товарах. Импорт в Систему;
• Счет (INVOICE) - информация покупателю о перечне товаров для последующей оплаты. Экспорт из Системы;

Обмен документами

Документы (файлы) обрабатываются во время сеанса обмена, запускаемого из формы Панель управления - Служебные - Экспорт/Импорт - Обмен EDI.
Форма состоит из панели настройки и информационной зоны.
В панели настройки задаются:
В Параметры:

• Режим обработки документов по каждому из типов:
  • Предпросмотр - вывод информации о документах в информационной зоне без их импорта или экспорта;
• Импорт/Экспорт - создание/изменение объектов в системе, создание файлов в соответствии с порядком обработки;

В Дополнительно:

• Использовать точки доставки - идентификация покупателя по GLN-коду:
  • Нет - используется GLN-код из карточки организации;
• Да, вместо доч. организаций - используется GLN-код из описания Точки доставки;

Для начала обмена в заданных режимах необходимо нажать кнопку "Начать обмен".
В одном сеансе обрабатываются все документы всех типов, готовые для обработки на момент начала сеанса.

По результатам сеанса обмена в информационной зоне будут выведены его результаты.

• При предпросмотре - результаты анализа структуры соответствующего файла, ошибки. Есть возможность импортировать/экспортировать отдельный документ;
• При импорте/экспорте - результаты, ошибки;

При удачном импорте файла Система его удаляет из папки входящих и переносит в папку истории.

Порядок обработки документов в Системе:

Полный цикл обработки выполняется в следующем порядке:

1. На основании Заказа (ORDERS) Системой формируется Заявка покупателя.
2. После:

• Формирования заказа;
• Формирования операции отгрузки;
• Выполнение складских движений по отгрузке;
• Отметки складом движений;

в операции отгрузки необходимо установить состояние "Готова к отправке".
3. Покупателю Системой отправляется Уведомление об отгрузке (DESADV).
4. После успешной отправки Уведомления об отгрузке Системой состояние операции отгрузки изменяется на "Отправлена".
5. После получения товара покупателем от него поступает Уведомление о приеме (RECADV).

• Если покупателем получен весь товар, то состояние операции отгрузки устанавливается Системой в "Готова к отправке накладной".
• Если есть разница состояние операции отгрузки устанавливается в Системой в "Требует корректировки".

Операция корректируется. После корректировки состояние операции необходимо установить в "Готова к отправке накладной"

6. Покупателю Системой отправляется Счет (INVOICE).
7. После успешной отправки Счета состояние операции Системой устанавливается в "Накладная отправлена".