Подготовка к работе

Для работы с документами необходимо подготовить следующие объекты:

Типы папок

Папки документов группируются по типам.

Панель управления - Справочники - Список - Документооборот - Тип папки;

Папки документов

В каждом из филиалов организуется структура папок.

Для организации структуры в выбранном филиале Панель управления - Документы - Структура папок.

Форма Папки документов позволяет Добавить, Изменить, Удалить папки.

Для изменения данных элемента необходимо указать на него в дереве.

В форме данных папки внести:

• Название;
• Тип папки;

Выбрать папку, которой по иерархии подчиняется текущая (необязательный параметр);

Типы документов

Классификатор типов документов строится в древовидной иерархической структуре. Элемент - тип документа должен принадлежать одному из каталогов. Каждый тип документа может нумероваться по отдельному нумератору.

Панель управления - Документы - Настройки - Типы документов.

Для создания нового каталога - нажать кнопку Добавить каталог.

В форме каталога ввести его название и нажать Добавить.

Внимание: Не вводить данные в остальные поля формы.

Для создания нового типа документа - выбрать в дереве каталог, в котором будет находиться тип документа и нажать Добавить элемент.

В форме типа документов в полях:

• Название - ввести название типа;
• Выбор нумератора - выбрать нумератор из справочника нумераторов (не обязательно);

В блоке Настройка полей возможно дополнение формы регистрации документа полями, характерными для данного типа документа, с указанием типа данных:

• Строки - текст;
• Числа - числовые значения;
• Флаги - метки Да/Нет;
• Даты - значения дат;
• Ссылки - выбор значений из зарегистрированных справочников;

Для определения дополнительных полей следует внести его название в поле, соответствующее типу данных.

Эти поля будут доступны для ввода в блоке Дополнительная информация формы регистрации документов.

Ввод информации завершить нажатием Добавить.

Нумераторы

Нумераторы служат для последовательной нумерации документов. Один нумератор может относиться к одному или нескольким типам документов. Нумерация осуществляется в рамках одного филиала.

Нумераторы документов могут содержать в себе текстовую (необязательно) и числовую части. При регистрации нового документа значение числовой части увеличивается на единицу.

Панель управления - Справочники - Список - Общие - Нумераторы.

Для ввода нового типа нажать Добавить.

Поля справочника:

• Название;
• Серия - текстовая часть;
• Последний номер - числовая часть;

Для нового нумератора в поле Последний номер следует внести значение, предшествующий номеру, который будет присвоен новому документу этого типа. В процессе работы в этом поле будет храниться номер последнего зарегистрированного документа.

Ввод информации завершить нажатием Добавить.

Справочники по документообороту

Состояние документа

Панель управления - Справочники - Список - Документооборот - Состояние документа.

Для ввода нового типа нажать Добавить.

Конфиденциальность

Панель управления - Справочники - Список - Документооборот - Конфиденциальность.

Для ввода нового типа нажать Добавить.