Формирование картотек импортом из MS Excel

Для удобства ввода картотек, особенно при внесении большого количества данных, иногда целесообразно применение функции импорта данных из MS Excel..

Импортировать можно следующие картотеки:

• Товаров;
• Разделов товаров;
• Категорий товаров;
• Организаций;
• Персон;
• Карточек основных средств;

Картотеки импортируются из файла формата MS Excel. Назначение полей при импорте определяется по названию колонок в первой строке таблицы.

Названия колонок таблицы соответствуют названию полей карточек.

Колонка Ключевое поле присутствует во всех таблицах. Значение этой колонки - системный номер карточки соответствующей картотеки. Нумерация карточек каждой картотеки ведется отдельно.

Перед импортом необходимо создать шаблон. Для создания шаблона необходимо наличие в базе данных хотя бы одной карточки требуемой картотеки. Шаблон создается путем экспорта данных из карточек в файл формата:

• MS Excel - кнопка Экспортировать;
• CSV (с разделитилями - ";") - кнопка CSV;

Экспорт картотек осуществляется из формы Панель управления Служебные - Экспорт/Импорт - Экспорт в Excel.

Импорт картотек осуществляется из формы Панель управления Служебные - Экспорт/Импорт - Импорт из Excel.

Экспорт картотек - получение шаблона для импорта

Форма экспорта содержит:

• Поле выбора типа картотеки;
• Отметки полей для экспорта;
• Кнопки управления;

Для экспорта в файл следует:

• Выбрать тип картотеки;
• Отметить поля, значения которых будут экспортироваться и впоследствии импортироваться (можно воспользоваться кнопкой Отметить все внизу формы).
• Нажать кнопку Экспортировать.
• В результате операции внизу формы выведется информационная строка. Для открытия и последующего сохранения файла необходимо указать на текст ссылки Сохранить объект как.

Редактирование данных для импорта

В полученном файле производим необходимые изменения, добавления и сохраняем. Если необходимо добавить новые объекты, то заносим построчно их данные в соответствующие колонки созданного шаблона. Ключевое поле при этом оставляем незаполненным. По строчкам, в которых записаны объекты без ключевого поля Системой будут созданы новые карточки объектов.

При вводе или редактировании данных для импорта следует помнить:

• Недопустимо редактировать названия колонок.
• Изменение значений в строке с заполненным Ключевым полем при импорте изменяет значение полей карточки с этим системным номером;
• Ввод значений в строку без Ключевого поля создает новую карточку;
• Система импортирует значения ячейки и не импортирует результат формульных вычислений таблицы;
• При импорте осуществляется контроль по установленным значениям по умолчанию. Например, в процессе импорта картотеки товаров при запрете пустых артикулов строка без значения в поле артикул не будет проимпортирована;
• При импорте картотек значения полей, которые ссылаются на справочники в случае если значение, внесенное в таблицу не встречается в этом справочникесоздаются новые элементы справочника (или новые разделы и категории при импорте картотеки товаров). Если значение параметра найдено в справочнике, то оно связывается с формируемой карточкой. Необходимо очень аккуратно заполнять значения этих полей. Различие в РегИсТре, количество пробелов внутри текста, сходные начертания символов (буква "с" в английском и русском языках имеет одинаковый вид, но для программы это разные значения), точки и символы в значении и т.п. создадут новые значения в справочниках; Значения этих полей рекомендуется заполнять через копирование значений из этого файла или файла, полученного экспортом в файл формата MS Excel самого справочника;

Импорт данных

Внимание! Настоятельно рекомендуется перед импортом картотек из файлов в формате MS Excel выполнить резервное копирование данных.

Для импорта из файла следует:

• Выбрать тип картотеки, в которую будет импортироваться информация из файла;
• Для указания файла с информацией
  • Нажать кнопку Обзор формы импорта;
  • С помощью открывшегося проводника указать путь к подготовленному файлу, который собираемся импортировать и Открыть его;
  • Нажатием Отправить файл добавить в таблицу импорта (указанием на ссылку «х» в строке можно удалить строку из таблицы);
  • Перед импортом данных настоятельно рекомендуется проверить содержимое файла путем нажатия на значение его размера;
• Для импорта информации следует указать на ссылку с названием файла в таблице. После подтверждения действия информация будет импортирована.

Результат импорта отразится в информационной строке. Система выводит номера строк файла в формате MS Excel, которые не были импортированы.

Внимание! При импорте карточек товаров действует следующий алгоритм:

При импорте картотеки товаров из Excel действуют следующие правила относительно поля (колонки) "Ключевое поле" в файле:

1. Колонка есть, значения заполнены:

Товары идентифицируются по полю "Ключевое поле". Обновляются карточки товаров с указанными номерами. Если таких карточек нет, то они добавляются в базу с этими номерами.

2. Колонка есть, значения не заполнены:

Товары идентифицируются по полю "Ключевое поле". Так как значения нет, то эти товары добавляются в базу данных. В зависимости от установленного значения по умолчанию контролируется уникальность артикула.

3. Колонки нет:

Товар идентифицируется по полю "Артикул", при отсутствиии Артикула - по "Названию". В карточках идентифицированных товаров обновляются значения. Не идентифицированные товары добавляются в базу.