Подотчётные деньги

Деньги могут быть переданы поставщикам различных товаров и услуг (в широком смысле: например, гостинница предоставляет услуги проживания командированному сотруднику) не напрямую, а через сотрудника предприятия - материально ответственного лица.

Материально-ответственное лицо получает необходимую сумму и впоследствии отчитывается Авансовым отчетом за её расход. Неизрасходованные деньги возвращаются предприятию.

Операции по подотчетным деньгам могут быть не связаны между собой.

Например, одним авансовым отчетом сотрудник может отчитаться за несколько полученных под отчет сумм. Остаток он может вернуть в кассу или оставить у себя и отчитаться за него следующим авансовым отчетом. Если сотрудник оплатил затраты из собственных средств и авансовый отчет на эти затраты был принят, то предприятие компенсирует ему потраченную сумму.

При необходимости операция выдачи может быть связана с авансовым отчетом и операцией возврата подотчетных сумм.

Для этого:

• Сначала формируется операция выдачи;
• Из операции выдачи формируется авансовый отчет;
• При необходимости на не подтвержденную отчетом сумму из операции выдачи формируется возврат;

Авансовые отчеты проверяются и их правильность подтверждаются уполномоченным на то сотрудником.

По каждому из сотрудников - материально ответственных лиц, ведется балансовый учет, который позволяет получить состояние его взаимоотношений с предприятием по подотчетным деньгам.