Бюджетирование

Бюджетирование позволяет задать плановые показатели прихода или расхода денежных средств и сравнить их с фактическими значениями по итогам периода.

Бюджетирование в Системе имеет следующие особенности:

• Период планирования - календарный месяц;
• Плановые показатели и фактические значения вводятся и отображаются в заданной для Системы валюте склада;
• Плановые показатели задаются в разрезе Период планирования - Категория - Ресурс;
• Фактические значения:
  • Отображаются только по только по внесенным строкам планируемых показателей в конкретном периоде планирования;
  • Отображаются только по хозяйственным операциям движения денежных средств с внесенными значениями поля Категория;
  • Пересчитываются в зависимости от установки значения по умолчанию Финансы - Прочие - Обновлять бюджет по категориям при изменении состояния р/счета:
    • Да - фактические значения обновляются при добавлении или изменении хозяйственных операций (повышение нагрузки на сервер Системы);
    • Нет - фактические данные обновляются по запросу пользователя в формах;
  • Могут включать в себя значения сумм, внесенных в спецификации авансовых отчетов - в зависимости от значения по умолчанию Финансы - Прочие - Учитывать авансовые отчеты в расчёте факта в бюджетах по категориям;

Плановые показатели вносятся и отображаются в конкретном филиале и слое. Для каждого филиала/слоя можно определить свои плановые показатели.

Фактические данные обновляются в зависимости от установленных значений по умолчанию Финансы - Прочие:

• Учитывать филиал в расчёте факта в бюджетах по категориям:
  • Да - фактические значения определяются из хозяйственных операций текущего филиала;
  • Нет - фактические данные определяются из хозяйственных операций всех филиалов;
• Учитывать слой в расчёте факта в бюджетах по категориям
  • Да - фактические значения определяются из хозяйственных операций текущего слоя;
  • Нет - фактические данные определяются из хозяйственных операций всех слоев;

Если бюджет (и контроль его исполнения) задается для всей корпорации, то следует выбрать один из филиалов для внесения плановых показателей и анализа выполнения бюджета а значения по умолчанию для филиала/слоя установить в Нет. Выбор перечня (набора) филиалов для отображения фактических данных невозможен - или один или все.

При необходимости жесткого ограничения расходов по заданным показателям бюджета значение по умолчанию Финансы - Прочие - Разрешать выплачивать с р/с сумму большую, чем предусмотрено в бюджете установить в "Да". При такой настройке Система не позволит превышение бюджета при:

• Подтверждении Заявки на подбор;
• Формировании операции расходного денежного движения;

Все формы Бюджетирования (Панель управления - Финансы - Бюджетирование) используют один и тот же набор плановых показателей и фактических значений.

Плановые показатели можно:

• Задавать прямым вводом;
• Редактировать;
• Копировать по данным плана предыдущих периодов;
• Копировать по данным факта предыдущих периодов;

Управлять и анализировать выполнение бюджетов можно в следующих формах Системы, краткие функции которых приведены в таблице:

Особенности форм:

• Бюджеты по катег.

Фильтры по:

• Категориям;
• Ресурсам;
• Периоду (есть Все);

Группировка:

• По категориям
• По ресурсам
• По годам
• По месяцам
• По катег. и мес.
• По мес. и катег.

• Бюджеты по катег.2

Данные отображаются только помесячно.

Фильтры по:

• Категориям - дерево/поле;
• Ресурсам - дерево/поле;
• Году (есть Все);

• Бюджеты по катег.3

Фильтрация - только по году.

Данные отображаются только помесячно.

Дата - месяц выбранного года. Используются полные данные справочников Категорий расходов и Ресурсов.

Режимы построения матрицы (Вкладки - Колонки - Строки).

• Ресурс-Дата-Категория;
• Дата-Ресурс-Категория;
• Дата-Категория-Ресурс;
• Категория-Дата-Ресурс;

Режимы отображения данных

• Бюджет - плановые показатели;
• Факт - фактические данные;
• Отклонение - абсолютная разница между Фактом и Бюджетом;

• Бюджеты по катег.4

Фильтрация - только по году.

Данные отображаются только помесячно.

Дата - месяц выбранного года. Используются полные данные справочников Категорий расходов и Ресурсов. Факт отображается без обязательного ввода плановых показателей.

Для получения данные после каждого изменения Режимов необходимо выбрать меню Построить.

Режимы построения дерева матрицы:

• Ресурс-Категория:

Отображается полное дерево ресурсов. Под "ветками" ресурсов, имеющие "пару" категории плановых показателей отображается перечень этих категорий.

В строках отображаются данные:

• Суммарные по всему ресурсу;
• По паре Ресурс-Категория;

• Категория-Ресурс:

Отображается полное дерево категорий. Под "ветками" категорий, имеющие "пару" ресурса плановых показателей отображается перечень этих ресурсов.

В строках отображаются данные:

• Суммарные по всей категории;
• По паре Категория - Ресурс;

Режимы отображения данных

• План - плановые показатели;
• Факт - фактические данные;
• Откл. - абсолютная разница между Фактом и Бюджетом;
• Откл.% - относительная разница между Фактом и Бюджетом;
• План - Факт - одновременное отображение плановых показателей и фактических значений;

Меню форм выполняют следующие функции:

Формы Бюджеты по катег. и Бюджеты по катег.2

• Бюджет - корректировка всех плановых показателей выбранного периода
  • Обнулить - установка значения равным 0;
  • Изменить на % - изменение на указанный процент;
  • Копировать из факта - установка значений равным факту этого же периода;
  • Сформировать по факту прошлого года - установка значений равным факту этого же месяца предыдущего года;
  • Копировать из предыдущего года - установка значений равным плановым показателям этого же месяца прошлого года;
  • Сформировать по факту прошлого месяца - установка значений равным фактическим значениям предыдущего месяца;
  • Копировать из предыдущего месяца - установка значений равным плановым показателям предыдущего месяца;
• Факт
  • Рассчитать - обновление фактических значений выбранного периода в таблице;
  • Обнулить Факт - очищение фактических значений выбранного периода в таблице;
• Удалить все - удаление всех строк таблицы бюджета в выбранном периоде;

Форма Бюджеты по катег.4

• Корректировки:
  • Рассчитать факт - - обновление фактических значений выбранного периода в таблице;
• Построить - актуализация данных по выбранным параметрам и фильтрам. Необходимо нажимать после каждого изменения параметров или фильтров формы;

Ввод плановых показателей

В форме добавления и редактирования плановых параметров Бюджет по категориям расходов и ресурсам поля имеют следующее назначение:

• Год;
• Месяц;
• Категория - из справочника Категории расходов;
• Ресурс - из справочника Ресурсы;
• Бюджет - плановый показатель;
• Факт - фактическое значение;
• Коэфф. распределения - значение распределения суммы факта по Категории при пустом Ресурсе хозяйственных операций;

Коэффициент распределения используется для получения фактических значений при постоянных распределениях затрат Категории на Ресурсы. При пустом значении поля Ресурс хозяйственной операции денежного движения сумма этих операций будет добавлена к фактическим значениям строк бюджета с этой категорией и ненулевыми значениями Коэффициента распределения пропорционально этому Коэффициенту. Размерность коэффициента не имеет значения. При распределении вычисляется общая сумма всех коэффициентов категории, и в строку ресурса добавляется пропорциональная часть.