Управление складскими запасами

Эффективное управление складскими запасами - основа бизнеса дистрибьюции. Необходимо ежедневно решать - какой запас продукции и где нужно держать, чтобы полностью удовлетворить спрос при минимальных оборотных средствах..

Классический подход предполагает использование дорогостоящих BI-систем для анализа потребительского спроса и его прогнозирования. На основании прогноза и параметров поставок устанавливаются и поддерживаются неснижаемые запасы товаров в конкретных местах. Основная проблема - низкий уровень точности долгосрочных прогнозов и связанные с этим большие риски.

Подход Теории Ограничений (ТО) - важна не точность прогноза, а скорость пополнения запасов в конкретном месте. Суть подхода в применении к дистрибьюции:

• запас готовой продукции в любых звеньях цепи устанавливается на уровне, достаточном для удовлетворения потребности в этом запасе в течение времени его гарантированного пополнения предыдущим звеном,
• пополнение запасов осуществляется в размере их фактического потребления.

Горизонт прогнозирования ограничивается сроком пополнения запасов, поэтому прогноз является более точным и дешевым. Размер запасов в каждом звене цепочки поставок, их оборачиваемость и финансовый результат прямо зависит от скорости пополнения запасов.
Основные принципы организации логистических процессов для управления запасами на основе ТО:

• точность прогноза продаж товара на уровне компании всегда выше, чем на уровне филиала или торговой точки. Максимум запаса необходимо держать в центре,
• запас в торговой точке определяется уровнем спроса (используем статистику продаж в не-давнем прошлом), временем пополнения с центрального склада и поправкой на особенно-сти бизнеса (вероятность сбоев, порчи товаров и т.п.),
• время пополнения определяется как сумма времени на размещение заказа и на его доставку от предыдущего звена цепочки поставок,
• пополнять товар в торговой точке нужно на количество отгруженного. Пополнение производится настолько часто, насколько это возможно и экономически оправдано,
• для расчета запаса на центральном складе используется статистика за прошлый период по всей компании и условия поставки. Запас пополняется по мере его потребления торговыми точками,
• уровни запасов (буферы) постоянно корректируются по фактическому изменению спроса.

Динамический буфер
Для каждого звена цепи поставок индивидуально для каждого товара определяется уровень запаса товара, который необходимо поддерживать - размер буфера. Первоначальный размер буфера определяется как максимальное потребление за среднее время пополнения, умноженное на 2. В дальнейшем размер буфера корректируется с использованием специального алгоритма, отслеживая реальный спрос.
Проникновение в буфер - отношение количества товара, необходимого для пополнения буфера, к размеру буфера (в процентах)
В зависимости от величины проникновения устанавливается цвет буфера:

• от 0 % до 33 % - зеленый,
• от 33 % до 66 % - желтый,
• от 67 % до 99 % - красный,
• 100 % - черный

Когда запас в каком-либо звене цепи поставок падает ниже уровня пополнения, он должен немедленно пополниться до этого уровня. Использование немедленного отклика на фактическую продажу позволяет избавиться от необходимости прогнозирования продаж в краткосрочной и среднесрочной перспективе.

Управление динамическим буфером
В процессе продаж ежедневно анализируется статус буфера:

• если возникает регулярное проникновение в красную зону, то уровень пополнения необходимо повысить,
• если уровень запаса не пересекает уровня безопасности длительный период, то уровень пополнения необходимо понизить.

Размер буфера изменяется в соответствии с приведенным алгоритмом:

• если суммарное проникновение в красную зону за период ревизии больше или равно раз-меру красной зоны, то увеличиваем на 1/3 размер буфера,
• если фактическое проникновение в буфер за период ревизии не выходит за границу зеле-ной зоны, уменьшаем на 1/3 размер буфера,
• после изменения размера буфера, он в следующем периоде пополнения не изменяется.

Период ревизии в красной и зеленой зоне, как правило, меньше периода пополнения.

Индивидуальные параметры динамических буферов
Система позволяет для каждого буферизированного товара задать размер буфера индивидуально для каждого из складов по всей цепочке по-ставок, включая торговые точки, сетевую розницу и склады дилеров. Первоначальный размер буфера можно задать вручную или полуавтоматически из отчета по динамике продаж. Для каждого буфера можно задать его параметры:

• уровень пополнения в основных единицах измерения,
• размер красной и зеленой зоны в процентах от уровня пополнения,
• период пополнения (в днях),
• периоды ревизии проникновения в красную и зеленую зоны (в днях),
• минимальный уровень запасов,
• флаг "учитывать прогноз поставок" за период пополнения.

Расчет состояния складов
Система позволяет производить ежедневный расчет состояния складов компании вручную или автоматически по таймеру. По каждому буферизированному товару в разрезе складов базу данных заносится информация о складских остатках, количестве проданного за день товара, его нормативная себестоимость и продажная цена, а также статус буфера.

Управление складами партнеров
Система позволяет настроить произвольные модели для импорта состояния складов партнеров (дилеров, сетевой розницы и др.) из файла в формате Excel. В базу заносится данные об остатках и объеме продаж за день, а также нормативная себестоимость и продажная цена для партнера. Это позволяет управлять остатками товаров с целью минимизации товарных запасов, передаваемых на реализацию или консигнацию.
Изменение размеров буферов производится перед их пополнением. Система вырабатывает реко-мендации для изменения параметров буферов. Новые параметры вводятся в действие вручную или автоматически.

Логистика пополнения буферов
Для пополнения буфера используется задание на пополнение склада, создаваемое отдельно по каждому складу (своему или партнеров по цепочке поставки). Для заполнения спецификации пополнения используется опция, с помощью которой:
- отбираются все буферизированные товары выбранного склада, срок пополнения которых наступил исходя из даты последнего задания на пополнение и периода пополнения,
- определяется количество товара для пополнения как уровень пополнения минус текущий остаток на складе.
По заданиям на пополнение склада создаются заявки на комплектацию для перемещения товаров с центрального склада на локальные склады, заявки покупателей для складов партнеров, а также заяв-ки на доставку для управления транспортной логистикой. По заявкам на комплектацию центрального распределительного склада формируется дефицит и заявки поставщикам.

Контроль качества управления
Производится путем расчета по каждому товару за период анализа параметров, характеризующих упущенную прибыль TVD (throughput value days), излишки складских запасов IVD (inventory value days), период оборота запасов.
TVD = (среднедневная продажа) х (продажная цена - нормативная себестоимость) х (количе-ство дней в черной зоне) в гривнях или у.е.;
IVD = сумма произведений складских запасов (превышающих уровень пополнения) на их нормативную себестоимость за каждый день такого превышения в гривнях или у.е.;
Т = период / (объем продаж за период / (среднедневные остатки за период)) в днях.
При правильном управлении динамическими буферами эти параметры должны уменьшаться в каж-дом последующем периоде анализа, а в идеальном случае TVD и IVD должны стремиться к нулю.

Симулятор
Симулятор позволяет исследовать в графическом виде процесс регулирования уровня запасов при заданных параметрах буфера. Данные в Симулятор можно занести вручную или автоматически, используя статистику движения товара по выбранному складу за любой период. Динамика отгрузок и складских остатков может отображаться в Симуляторе в абсолютных значениях и в процентах. Симулятор позволяет анализировать и совершенствовать алгоритм пополнения запасов, а также устанавливать первоначальные размеры буфера.